Exporterende bedrijven gebruiken de “green lane” nauwelijks


dinsdag 9 december 2014

Dit betekent dat bij internationale transacties administratieve en fysieke douanecontroles vervallen; in plaats daarvan komt er één inspectie in het land van herkomst: een enorme besparing van tijd en geld. Ook kunnen bedrijven “Electronic Data Interchange” invoeren, waarmee internationale transacties papierloos en gestandaardiseerd plaatsvinden, snel en zonder fouten dus. Waarom maakt het MKB zo weinig gebruik van deze faciliteiten?

Grensoverschrijdende logistiek is notoir complex. Iedere ondernemer die producten afzet over de grens moet zich een weg banen door een woud van tarifaire en non-tarifaire belemmeringen, die per land kunnen verschillen, zoals invoerheffingen, accijnzen, btw-tarieven, antidump-heffingen, gezondheidscertificaten en borgstellingen, en zich houden aan internationale afspraken als sancties en embargo’s. De administratieve stromen die erbij horen – offertes, orders, shipment documenten, facturen, betalingen – lopen vaak moeizaam. 

Oorzaak is dat op het traject tussen verkoper en koper tal van controles plaats vinden: voor en na iedere grensovergang, bij iedere verandering van verlader, bij iedere tussenopslag. Bij officiële controles in een land zijn soms tientallen instanties betrokken, die langs elkaar heen werken en steekproefsgewijs en/of onaangekondigd langskomen. Niet voldoen aan wetten en regels (non-compliance) kan tot forse vertragingen en boetes leiden, met soms dramatische gevolgen, bv. in een lean supply chain, waar leveringen just-in-time moeten plaatsvinden. Bij bederfelijke waar kunnen gevolgen funest zijn.

In de Europese Unie wordt al jaren gewerkt aan de totstandkoming van één Interne Markt met vrij verkeer van goederen, diensten, mensen en kapitaal. Het einddoel is dat handel binnen de EU gelijkwaardig zal zijn aan binnenlandse handel. Zo ver is het nog niet, maar veel belemmeringen zijn al weggenomen. In 2011 en 2012 lanceerde de Europese Commissie de Single Market Acts I en II met een pakket van vijftig hervormingsvoorstellen om de Interne Markt nu echt af te maken. Geplande jaar van voltooiing van de IM is 2020, maar zolang hoeven bedrijven niet te wachten, want nu al zijn faciliteiten beschikbaar die de buitenlandse handel sterk vereenvoudigen en miljarden opleveren.

Bedrijven kunnen de status van Authorized Economic Operator (AEO) verwerven en daarmee trusted companyworden. De goederenstroom die ze uitsturen hoeft dan slecht eenmaal geïnspecteerd te worden: bij verzending. Administratieve en fysieke douanecontroles zijn verder overbodig. Dit staat bekend als het single window concept en betekent een drastische vermindering van bureaucratische rompslomp, kosten en doorlooptijden.

Het AEO-concept is volledig gebaseerd op vertrouwen, namelijk vertrouwen dat de verkoper zijn zaken zo goed geregeld heeft dat verdere controles niet meer nodig zijn. Om de AEO-status te krijgen moeten bedrijven aantonen dat ze hun interne logistieke, administratieve en financiële bedrijfsprocessen goed op orde hebben. Ze moeten procedures kunnen laten zien voor o.m. douaneafhandeling, ingangscontrole van goederen, voorraadbeheersing, productie, laden en lossen van goederen en informatiebeveiliging, en aannemelijk maken dat deze ook daadwerkelijk nageleefd en onderhouden worden.

Bedrijven moeten tegenover de douaneautoriteiten volledig transparant zijn over hun manier van werken en zelfs bereid zijn voorraadgegevens prijs te geven. Wellicht is dat de reden dat nog veel bedrijven huiverig staan tegenover de AEO-status. Op dit moment zijn in Nederland slechts zo’n 1400 – voornamelijk grote – bedrijven AEO-gecertificeerd, dat is nog geen kwart procent van de bedrijven in Nederland. Het is, vooral voor het MKB, zaak deze achterstand zo snel mogelijk weg te werken, want de AEO-status is voor regelmatig exporterende bedrijven zonder meer aantrekkelijk.

AEO’s worden erkend binnen de EU en via verdragen door de VS, Japan, Canada en steeds meer andere landen. Voor levering aan de VS is voor buitenlandse ondernemingen de AEO-status tegenwoordig zelfs verplicht. Op de website van de belastingdienst staat onder ‘Douane voor bedrijven’ uitvoerig beschreven hoe bedrijven de AEO-status kunnen verkrijgen.Een tweede smeermiddel voor internationaal goederenverkeer is Electronic Data Interchange (EDI), een wereldwijd gestandaardiseerd format van logistieke berichten bij papierloze transacties als offertes, orders, facturen, vervoersberichten en betalingen. Nog steeds gebruiken veel bedrijven formats die van deze standaard afwijken, meestal omdat leveranciers van hun bedrijfssoftware dit voorschrijven, althans nadrukkelijk faciliteren.

Het gevolg hiervan kan zijn dat bij internationale transacties logistieke informatie handmatig moet worden overgezet van het ene systeem naar het andere, wat niet alleen tijd kost, maar ook risico geeft op fouten.Kosten zijn voor bedrijven geen reden meer om EDI niet te gebruiken. Met de komst van internet zijn die sterk gedaald en is EDI ook voor het MKB bereikbaar. Het is een investering die zich snel terugbetaalt: logistieke processen worden sneller en goedkoper, en de kans op fouten daalt. Voor het MKB dat voor een aanzienlijk deel van inkomsten afhankelijk is van export liggen er met EAO en EDI gouden kansen om een green lane naar het buitenland te creëren en forse besparingen te realiseren. Waar wacht u op?

www.belastingdienst.nl
eur-lex.europa.eu

Erik Hugenholtz
 was tijdens zijn werkzame leven verantwoordelijk voor grensoverschrijdende logistiek bij Philips.Jan Kees van der Veen is freelance journalist.